Kontaktaufnahme und Geschäftsanbahnung

Sie müssen konkret Ihren Wunsch nennen und in vielen Fällen einiges an Vorabinformation liefern, damit Ihr dänischer Kontakt einschätzen kann, ob Ihr Besuch bei ihm sinnvoll ist. Kann er dies nicht erkennen, wird ein Termin durchaus auch abgelehnt. Dänen haben nämlich meist wenig Zeit. Sie stehen unter dem Druck, um spätestens 17.30 Uhr bei der Familie zu Hause zu sein. Es gibt ein Leben nach Dienstschluss.

Potenzielle Geschäftspartner kontaktieren

Fangen Sie am besten mit einer gut formulierten E-Mail an. Schreiben Sie den Vornamen des Ansprechpartners mit in die Anrede, also etwa ›Dear Bo Nielsen‹. Da dänische Organisationen meist sehr transparent sind, kommen Sie gut an die Kontaktdaten heran. Bei der AHK Dänemark können Sie ebenfalls Adressen und Ansprechpartner ermitteln lassen oder die erste Ansprache in Auftrag geben.

Kommen Sie direkt auf den Punkt und beschreiben Sie präzise, was Sie wollen. Kündigen Sie Ihr telefonisches Nachfassen an. Eine Antwort auf Ihre E-Mail werden Sie in den seltensten Fällen bekommen! In Dänemark gibt es im Zweifel noch mehr E-Mails als in Deutschland. Aber wahrscheinlich wird Ihre E-Mail gelesen. Eine gute Alternative zur E-Mail an die Firmen- E-Mail-Adresse ist die Kontaktaufnahme über LinkedIn. Fast alle relevanten Ansprechpartner in Dänemark verfügen über ein LinkedIn-Profil. Der Vorteil ist, dass die Ansprechpartner relativ wenige E-Mails über LinkedIn bekommen, in ihrem geschäftlichen E-Mail Konto jedoch sehr viele.

Möchten Sie Ihren potenziellen Geschäftspartner dann anrufen, z. B. den Einkäufer oder Geschäftsführer einer dänischen Firma, lassen Sie sich nicht von Ihrem Sekretariat verbinden und Ihren Gesprächspartner in der Warteschleife hängen. Wählen Sie selbst! Die Chance, dass Sie Ihren dänischen Gesprächspartner sofort in der Leitung haben, ist groß. Wahrscheinlich hat er gar kein Sekretariat! Das Telefonieren über Sekretariate bedient die Klischeevorstellung von der hierarchischen und damit schwerfälligen deutschen Organisation und verschafft Ihnen damit kein gutes Entrée.
Die Teilnahme an einer Delegation ist sicher auch eine gute Möglichkeit für die Anbahnung von Kontakten. Die deutschen Bundesländer und vor allem das Bundesministeriu für Wirtschaft und Energie finanzieren viele Delegationsreisen mit angeschlossener Kooperationsbörse. Dänen nehmen an solchen Maßnahmen, die oft branchenspezifisch organisiert werden, sehr gerne teil.

Erstes Treffen 

Nach einer erfolgreichen Kontaktaufnahme ist ein persönlicher Besuch vor Ort zu empfehlen. Suchen Sie Ihren potenziellen dänischen Geschäftspartner also in seiner Firma auf. Das signalisiert Ihr Interesse auf einem hohen Niveau. Dänische Unternehmensvertreter sind hier nicht anders als die in anderen Ländern: Sie zeigen gerne ihr Unternehmen vor, berichten aus der Branche und hören gerne anerkennende Worte.
Dänen sind mindestens ebenso pünktlich wie Deutsche, auch wenn absolute Pünktlichkeit als typisch deutsch gilt. Aber es ist ein positives Klischee, das Sie erfüllen sollten. Begrüßen Sie Ihren Gesprächspartner mit einem kräftigen Händedruck und halten Sie danach Blickkontakt. Zu Beginn des Gespräches überreichen Sie wie in Deutschland Ihre Visitenkarte, von der Sie sinnvollerweise eine englische Version dabei haben.

Das erste Treffen kann durchaus kurz ausfallen. Wie eingangs erwähnt, sind Dänen ständig unter Zeitdruck, da der Arbeitstag endlich ist und auch in der Firma viel kommuniziert werden muss. Die Bewirtung fällt möglicherweise nicht üppig aus. Üblichwerweise werden bei einem Meeting Getränke wie Kaffe und Wasser angeboten, Snacks und Gebäck hingegen eher selten. Eventuell werden Kaffee und Wasser in Plastikbechern serviert. Das bedeutet keine Geringschätzung des Geschäftspartners! Dennoch ist Atmosphäre wichtig, nicht nur beim ersten Treffen. (Mehr dazu hier) Gehen Sie gut informiert über die dänische Firma und Dänemark generell ins Gespräch. Gemeinsamkeiten sollten herausgestellt werden. In Vorbereitung auf die Gespräche sollten Sie sich mit Grundzügen der dänischen Geografie, Geschichte und Politik und vielleicht auch des Königshauses vertraut machen. (Weitere Informationen finden Sie hier.)

Geschenke werden nicht erwartet. Dänemark liegt regelmäßig auf einem der vorderen Plätze im Corruption Perceptions Index von Transparency International, es ist eines der am wenigsten korrupten Länder der Welt. Entsprechend sind offensichtliche Versuche, durch Zuwendungen Einfluss zu nehmen, verpönt. Es ist jedoch akzeptiert, eine Kleinigkeit im Wert von 10 bis 15 Euro mitzubringen. Eine regionale Spezialität aus Ihrer Heimat als kleines Mitbringsel wirkt auf jeden Fall sympathisch.

Präsentationen und Informationsmaterial 

Es ist üblich, dass man bei einem ersten Treffen seine Firma in einer Präsentation vorstellt. Nehmen nur wenige Leute am Gespräch teil, geschieht das meistens auf einem Notebook. Bei mehreren Teilnehmern wird über einen Monitor präsentiert.
Ihre Präsentation sollte eine kurze Darstellung der Firma enthalten und dann zügig zu den Vorteilen und Argumenten für Ihre Produkte übergehen. Fotos vom Firmengründer aus dem Jahr 1874 oder eine präzise Abarbeitung der Firmenhistorie gehören nicht in diese knapp gehaltene Präsentation. Passen Sie Ihre Standardpräsentation gerne an einigen Stellen an Ihre dänischen Zuhörer an, das zeigt Ihre Wertschätzung. (Siehe auch das Thema Präsentationen hier) In der ersten Runde reicht englischsprachiges Informationsmaterial natürlich aus. Für die spätere Marktbearbeitung wird in den meisten Fällen dänischsprachiges Material vonnöten sein. Dänemark ist Designland! Ihre Materialien sollten dementsprechend grafisch modern gestaltet sein.

Nachbereitung und Kontaktpflege

Nach dem ersten Treffen mit einem potenziellen dänischen Geschäftspartner sollten Sie diesem danken. Schreiben Sie eine E-Mail und setzen Sie in die Betreffzeile z. B. ›Tak for sidst‹ ‒ ›Danke für neulich‹. Der Gebrauch der dänischen Sprache wird dabei sicher geschätzt und bringt Sympathiepunkte. Schreiben Sie, dass das Treffen gut war, und geben Sie eine kurze Zusammenfassung, um die Verbindlichkeit zu erhöhen.

Dänen sind im Regelfall an langfristigen Geschäftsbeziehungen interessiert. Diese wollen natürlich auf unterschiedliche Art und Weise gepflegt werden. Verbinden Sie sich mit Ihrem neuen Kontakt über LinkedIn, wo viele Dänen Statusmeldungen abgeben oder berufliche Veränderungen sichtbar werden. Hierzu kann man sich dann melden und gegebenenfalls zu einem Erfolg gratulieren (›Tillykke‹ ‒ ›Herzlichen Glückwunsch‹). Ansonsten sind gelegentliche E-Mails oder Anrufe Möglichkeiten, in Kontakt zu bleiben.